Quản lý công nợ — chính sách bán chịu, hạn mức và thu hồi nợ

Mục tiêu: Tăng doanh số mà không chết vì công nợ.

1) Chính sách bán chịu (khung 1 trang) #

• Điều kiện cấp tín dụng: hồ sơ pháp lý, lịch sử giao dịch, tham chiếu.
• Hạn mức/khách: dựa trên doanh số 3 tháng và tỷ lệ trả đúng hạn.
• Thời hạn thanh toán: ví dụ Net 15/30; có thể “2/10, Net 30” (giảm 2% nếu trả trong 10 ngày).
• Phạt chậm: lãi chậm trả/ngày, tạm dừng giao hàng khi quá hạn >X ngày.
• Bảo đảm: đặt cọc, bảo lãnh, giữ giấy tờ, lịch giao–nhận ràng buộc.
• Tài liệu chuẩn: hợp đồng, phụ lục hạn mức, quy trình giao nhận/hóa đơn.

2) Báo cáo tuổi nợ (Aging) #

Nhóm 0–30 / 31–60 / 61–90 / >90 ngày.
Chỉ số: DSO (số ngày thu tiền bình quân) = (Công nợ bình quân/Doanh thu ngày).

3) Quy trình thu hồi nợ 6 bước #

1. Trước hạn 5 ngày: nhắc lịch thanh toán (email/Zalo + hóa đơn).
2. Đến hạn: gọi xác nhận, chốt thời gian–cách thức trả.
3. Quá hạn 7 ngày: gửi công văn nhắc nợ + tạm dừng giao mới.
4. Quá hạn 15–30 ngày: đề nghị lịch trả từng phần + phí chậm trả.
5. >30–60 ngày: làm việc mức lãnh đạo; cân nhắc bảo đảm bổ sung/bù trừ công nợ.
6. >90 ngày: chuyển xử lý pháp lý/hòa giải/thấu chi phí; trích lập dự phòng nợ xấu.

4) Mẫu “Phiếu đề nghị cấp hạn mức” #

• Thông tin DN/khách lẻ; lịch sử mua; doanh số dự kiến; đề xuất hạn mức; bảo đảm; người chịu trách nhiệm.

5) Kịch bản gọi điện (mẫu ngắn) #

“Chào anh/chị…, hóa đơn số … đến hạn ngày … Chúng tôi xác nhận phương thức chuyển khoản … vào ngày … Nếu cần hỗ trợ chứng từ/đối chiếu, em gửi ngay ạ.”

6) 8 sai lầm cần tránh #

1. Bán chịu không hợp đồng.
2. Không biên bản giao nhận rõ ràng.
3. Không hạn mức theo khách.
4. Không có aging hằng tuần.
5. Tiếp tục giao cho khách quá hạn.
6. Không tách vai trò bán hàng – thu nợ.
7. Thiếu dự phòng nợ xấu.
8. Không ràng buộc phí/phạt trong hợp đồng.

Hành động tiếp theo:
Thiết lập aging report hằng tuần, ban hành chính sách hạn mức 1 trang và áp dụng thử với top 10 khách.