Hợp đồng dân sự — nguyên tắc ghi nhận tiền và nghĩa vụ

Mục tiêu: Hợp đồng rõ – đủ – dễ thi hành, hạn chế tranh chấp và rủi ro thanh toán.

1) Cấu trúc hợp đồng tối thiểu #

1. Chủ thể: thông tin pháp lý đầy đủ; người ký có thẩm quyền/ủy quyền.
2. Đối tượng & phạm vi: mô tả rõ ràng, tiêu chuẩn chất lượng/kết quả.
3. Giá & thuế: ghi giá đã/ chưa gồm thuế, loại thuế, căn cứ điều chỉnh.
4. Tiến độ – nghiệm thu – bàn giao: mốc thời gian, biên bản nghiệm thu làm căn cứ thanh toán.
5. Thanh toán: phương thức (CK/tiền mặt theo quy định), điều kiện chứng từ, lịch thanh toán theo mốc nghiệm thu.
6. Phạt vi phạm & bồi thường: tỷ lệ/giới hạn, trường hợp áp dụng.
7. Bảo mật – dữ liệu: phạm vi thông tin mật, thời hạn, chế tài.
8. Chấm dứt – hủy bỏ: điều kiện, thủ tục, nghĩa vụ quyết toán.
9. Giải quyết tranh chấp: thương lượng/hòa giải/tòa án/trọng tài; luật áp dụng.
10. Hiệu lực & phụ lục: thời hạn hiệu lực; phụ lục là bộ phận không tách rời.

2) Ghi nhận tiền “đúng chuẩn” #

• Điều kiện thanh toán gắn với nghiệm thu: “Thanh toán đợt 2 khi nghiệm thu hạng mục B theo biên bản số…”.
• Chứng từ bắt buộc: hóa đơn hợp lệ, biên bản bàn giao/đối soát, bảng chấm công/nhật ký (nếu là dịch vụ).
• Điều chỉnh giá: nêu rõ trường hợp và cách tính (phát sinh khối lượng, thay đổi phạm vi).
• Phạt chậm thanh toán: lãi chậm trả/tiền phạt theo tỷ lệ thỏa thuận hợp lệ.

3) Phụ lục đi kèm (nên có) #

• Bảng công việc/khối lượng chi tiết.
• Tiêu chuẩn nghiệm thu (mẫu biên bản).
• Lịch thanh toán dạng bảng.
• Mẫu hóa đơn/chứng từ để đối chiếu nhanh.

4) 8 lỗi hợp đồng dễ gây tranh chấp #

1. Phạm vi mơ hồ, không có tiêu chuẩn nghiệm thu.
2. Không quy định thời hạn – thủ tục nghiệm thu.
3. Không nói rõ đã/ chưa gồm thuế.
4. Thanh toán theo “thiện chí” thay vì theo biên bản.
5. Thiếu cơ chế xử lý phát sinh.
6. Thiếu điều khoản bảo mật & dữ liệu (rất quan trọng với tài chính).
7. Không quy định thứ tự ưu tiên giữa hợp đồng chính – phụ lục – báo giá.
8. Người ký không có thẩm quyền.

Hành động tiếp theo:
Tạo mẫu phụ lục gồm: (1) bảng khối lượng, (2) tiêu chuẩn nghiệm thu, (3) lịch thanh toán; rà lại điều khoản thuế & dữ liệu trước khi ký.