Mục tiêu: Tăng doanh số mà không chết vì công nợ.
1) Chính sách bán chịu (khung 1 trang) #
- Điều kiện cấp tín dụng: hồ sơ pháp lý, lịch sử giao dịch, tham chiếu.
- Hạn mức/khách: dựa trên doanh số 3 tháng và tỷ lệ trả đúng hạn.
- Thời hạn thanh toán: ví dụ Net 15/30; có thể “2/10, Net 30” (giảm 2% nếu trả trong 10 ngày).
- Phạt chậm: lãi chậm trả/ngày, tạm dừng giao hàng khi quá hạn >X ngày.
- Bảo đảm: đặt cọc, bảo lãnh, giữ giấy tờ, lịch giao–nhận ràng buộc.
- Tài liệu chuẩn: hợp đồng, phụ lục hạn mức, quy trình giao nhận/hóa đơn.
2) Báo cáo tuổi nợ (Aging) #
Nhóm 0–30 / 31–60 / 61–90 / >90 ngày.
Chỉ số: DSO (số ngày thu tiền bình quân) = (Công nợ bình quân/Doanh thu ngày).
3) Quy trình thu hồi nợ 6 bước #
- Trước hạn 5 ngày: nhắc lịch thanh toán (email/Zalo + hóa đơn).
- Đến hạn: gọi xác nhận, chốt thời gian–cách thức trả.
- Quá hạn 7 ngày: gửi công văn nhắc nợ + tạm dừng giao mới.
- Quá hạn 15–30 ngày: đề nghị lịch trả từng phần + phí chậm trả.
- >30–60 ngày: làm việc mức lãnh đạo; cân nhắc bảo đảm bổ sung/bù trừ công nợ.
- >90 ngày: chuyển xử lý pháp lý/hòa giải/thấu chi phí; trích lập dự phòng nợ xấu.
4) Mẫu “Phiếu đề nghị cấp hạn mức” #
- Thông tin DN/khách lẻ; lịch sử mua; doanh số dự kiến; đề xuất hạn mức; bảo đảm; người chịu trách nhiệm.
5) Kịch bản gọi điện (mẫu ngắn) #
“Chào anh/chị…, hóa đơn số … đến hạn ngày … Chúng tôi xác nhận phương thức chuyển khoản … vào ngày … Nếu cần hỗ trợ chứng từ/đối chiếu, em gửi ngay ạ.”
6) 8 sai lầm cần tránh #
- Bán chịu không hợp đồng.
- Không biên bản giao nhận rõ ràng.
- Không hạn mức theo khách.
- Không có aging hằng tuần.
- Tiếp tục giao cho khách quá hạn.
- Không tách vai trò bán hàng – thu nợ.
- Thiếu dự phòng nợ xấu.
- Không ràng buộc phí/phạt trong hợp đồng.
Hành động tiếp theo:
Thiết lập aging report hằng tuần, ban hành chính sách hạn mức 1 trang và áp dụng thử với top 10 khách.
