Mục tiêu: Lưu trữ thông minh để ra soát – quyết toán – hoàn thuế trơn tru, tra cứu trong 5 phút.
1) Nguyên tắc vàng 3M #
- Mạch lạc: tên file/thư mục rõ ràng, thống nhất.
- Minh chứng: mỗi chi phí phải có hóa đơn hợp lệ + chứng từ thanh toán phù hợp quy định.
- Mở được: dữ liệu số khôi phục được khi mất máy/đổi hệ thống.
2) Cấu trúc thư mục mẫu (cá nhân/hộ kinh doanh) #
/Ho-So-Thue-[nam]/
01_Thu-Nhap/
01_Luong/
Bang-luong_[thang].pdf
Sao-ke-luong_[thang].pdf
02_Thu-nhap-khac/
Hop-dong_[ten].pdf
Hoa-don_[so].pdf
02_Chi-Phi-Hop-Le/
Hoa-don-dien-tu_[NCC]_[ngay].xml/pdf
Chung-tu-thanh-toan_[chuyen-khoan/vi].pdf
03_Bao-Hiem/
04_Nguoi-Phu-Thuoc/
05_Tu-Thien_Khuyen-Hoc/
06_Quyet-toan_[nam-1].pdf
07_Bien-ban_Lam-viec-Co-quan-thue/ (nếu có)
08_Sao-luu/
3) Quy tắc hóa đơn điện tử (thực dụng) #
- Lưu cả file PDF và file dữ liệu gốc (thường là XML/định dạng do nhà cung cấp hóa đơn cấp).
- Đối chiếu thông tin: tên, mã số thuế, nội dung hàng hóa/dịch vụ, ngày hóa đơn, phương thức thanh toán.
- Thanh toán không tiền mặt với khoản yêu cầu (theo ngưỡng/quy định hiện hành) để đủ điều kiện tính chi phí/hợp lệ.
- Với hàng hóa/dịch vụ có giao nhận, bổ sung biên bản nghiệm thu/giao nhận.
4) Lịch “đóng sổ” hàng tháng #
- Ngày cố định (ví dụ ngày 3): tải tất cả hóa đơn – chứng từ tháng trước, cập nhật thư mục.
- Ngày 10: đối chiếu số liệu thu – chi, gắn nhãn “Đủ chứng từ”/“Thiếu”.
- Ngày 15: bổ sung phần thiếu, nhắc nhà cung cấp xuất/bổ sung hóa đơn.
5) Bảo quản dữ liệu #
- Lưu 2 nơi: ổ đám mây + ổ cứng ngoài.
- Đặt mật khẩu/quyền truy cập; chia sẻ chỉ đọc cho người hỗ trợ thuế/kế toán.
- Thời hạn lưu trữ: tuân thủ thời hạn pháp luật kế toán/thuế hiện hành (thường dài nhiều năm).
Hành động tiếp theo:
Chuẩn hóa tên file (yyyy-mm-dd_NCC_noi-dung_sotien), đặt lịch đóng sổ hàng tháng và tạo bảng theo dõi hóa đơn thiếu.
