Mục tiêu: Có bức tranh tiền vào/ra hằng ngày và dự báo 13 tuần để không bị “đứt tiền”.
1) Nguyên tắc vàng #
- Tiền mặt ≠ lợi nhuận: có lãi vẫn có thể thiếu tiền.
- Ghi tức thời – đối soát hằng ngày – dự báo hằng tuần.
- Tách tài khoản: doanh thu, chi phí, thuế, lương, quỹ dự phòng.
2) Mẫu “Sổ thu–chi hằng ngày” (dán vào Excel/Sheets) #
Cột gợi ý: Ngày – Mã phiếu – Đối tác – Nội dung – Thu – Chi – Kênh (TM/CK) – Nhóm (Bán hàng/COGS/Lương/Thuế/Khác) – Có chứng từ? (✓/✗) – Dự án/Mã đơn – Ghi chú.
Cuối ngày có: Tồn đầu – Tổng thu – Tổng chi – Tồn cuối (đối chiếu số dư ngân hàng & két).
3) Lịch vận hành dòng tiền #
- Mỗi ngày (15 phút): nhập sổ, kiểm tra hóa đơn/chứng từ, khớp số dư.
- Mỗi tuần (30–45 phút): họp dòng tiền (thứ Hai): đối chiếu tuần trước, dự báo 13 tuần:
- Tiền vào: doanh thu dự kiến theo đơn/ hợp đồng, thu công nợ.
- Tiền ra: COGS, lương, thuê nhà, marketing, thuế, nợ vay, mua sắm…
- Cột “Có thể hoãn?” (✓/✗) cho từng khoản chi.
4) Bản đồ sống còn trong thiếu tiền #
Ưu tiên 3 tầng:
- Phải trả ngay: lương, BHXH, tiền hàng “khóa máy”, điện nước, nợ quá hạn.
- Có thể dời ≤7–14 ngày: marketing, thuê ngoài, một phần mua hàng.
- Cắt/hoãn: đầu tư không cấp bách, nâng cấp không cần thiết.
5) Chu trình chuyển đổi tiền mặt (CCC) #
- Số ngày tồn kho + Số ngày phải thu – Số ngày phải trả.
Giảm CCC bằng: bán nhanh hơn, thu sớm hơn, đàm phán trả chậm hơn.
6) Quy tắc két tiền & phân quyền #
- Tiền mặt nhỏ: định mức tối đa; mọi chi kèm chứng từ.
- Hai người ký: thu–chi > mức X phải có 2 chữ ký.
- Đối soát ngân hàng mỗi ngày; hàng tuần in sổ ký xác nhận.
Hành động tiếp theo:
Tạo file “So-Thu-Chi” + “Du-Bao-13-Tuan”, khóa định mức két, hẹn lịch họp dòng tiền sáng thứ Hai.
