Mục tiêu: Hợp đồng rõ – đủ – dễ thi hành, hạn chế tranh chấp và rủi ro thanh toán.
1) Cấu trúc hợp đồng tối thiểu #
- Chủ thể: thông tin pháp lý đầy đủ; người ký có thẩm quyền/ủy quyền.
- Đối tượng & phạm vi: mô tả rõ ràng, tiêu chuẩn chất lượng/kết quả.
- Giá & thuế: ghi giá đã/ chưa gồm thuế, loại thuế, căn cứ điều chỉnh.
- Tiến độ – nghiệm thu – bàn giao: mốc thời gian, biên bản nghiệm thu làm căn cứ thanh toán.
- Thanh toán: phương thức (CK/tiền mặt theo quy định), điều kiện chứng từ, lịch thanh toán theo mốc nghiệm thu.
- Phạt vi phạm & bồi thường: tỷ lệ/giới hạn, trường hợp áp dụng.
- Bảo mật – dữ liệu: phạm vi thông tin mật, thời hạn, chế tài.
- Chấm dứt – hủy bỏ: điều kiện, thủ tục, nghĩa vụ quyết toán.
- Giải quyết tranh chấp: thương lượng/hòa giải/tòa án/trọng tài; luật áp dụng.
- Hiệu lực & phụ lục: thời hạn hiệu lực; phụ lục là bộ phận không tách rời.
2) Ghi nhận tiền “đúng chuẩn” #
- Điều kiện thanh toán gắn với nghiệm thu: “Thanh toán đợt 2 khi nghiệm thu hạng mục B theo biên bản số…”.
- Chứng từ bắt buộc: hóa đơn hợp lệ, biên bản bàn giao/đối soát, bảng chấm công/nhật ký (nếu là dịch vụ).
- Điều chỉnh giá: nêu rõ trường hợp và cách tính (phát sinh khối lượng, thay đổi phạm vi).
- Phạt chậm thanh toán: lãi chậm trả/tiền phạt theo tỷ lệ thỏa thuận hợp lệ.
3) Phụ lục đi kèm (nên có) #
- Bảng công việc/khối lượng chi tiết.
- Tiêu chuẩn nghiệm thu (mẫu biên bản).
- Lịch thanh toán dạng bảng.
- Mẫu hóa đơn/chứng từ để đối chiếu nhanh.
4) 8 lỗi hợp đồng dễ gây tranh chấp #
- Phạm vi mơ hồ, không có tiêu chuẩn nghiệm thu.
- Không quy định thời hạn – thủ tục nghiệm thu.
- Không nói rõ đã/ chưa gồm thuế.
- Thanh toán theo “thiện chí” thay vì theo biên bản.
- Thiếu cơ chế xử lý phát sinh.
- Thiếu điều khoản bảo mật & dữ liệu (rất quan trọng với tài chính).
- Không quy định thứ tự ưu tiên giữa hợp đồng chính – phụ lục – báo giá.
- Người ký không có thẩm quyền.
Hành động tiếp theo:
Tạo mẫu phụ lục gồm: (1) bảng khối lượng, (2) tiêu chuẩn nghiệm thu, (3) lịch thanh toán; rà lại điều khoản thuế & dữ liệu trước khi ký.
